Ce texte résume les principales phases de l'organisation du spectacle vivant. 

Pour en savoir plus sur les chapitres liés à la réglementation (emploi des artistes, licence d'entrepreneur de spectacle), consultez la rubrique suivant (connaître la réglementation).

• Comment concevoir et mettre en place un spectacle
• Avant le montage d'un spectacle  
• Organiser une manifestation
  
• Le choix d'un lieu
• La communication
• Les conditions d'emploi des artistes
• La licence d'entrepreneur de spectacle  

COMMENT CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE UN SPECTACLE ?

Monter un spectacle est un long processus proche d’un jeu de piste, avec des phases obligatoires de réflexion et d’organisation.

Souvent complexe, cette démarche reste foncièrement positive, car au bout du parcours, on trouve la concrétisation de son projet culturel.

Voici quelques conseils, étape par étape pour parvenir au but.

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AVANT LE MONTAGE D’UN SPECTACLE

Plusieurs pré-requis sont utiles à sa consolidation :

- Construire une équipe et définir les fonctions et prérogatives de tous ses membres : salariés, bénévoles, professionnels prenant part à l’action culturelle...

- Donner un objectif fondamental au projet, en lui donnant une réelle lisibilité et en s’assurant qu’il est partagé par l’intégralité de l’équipe.

- Avoir une bonne connaissance du contexte culturel local, régional ou national pour situer le projet face à son environnement : analyse de l’impact socio-économique et touristique souhaité, analyse des partenariats possibles (le milieu scolaire, les entreprises)...

- S’assurer du soutien des partenaires-clés et vérifier qu’il n’existe pas d’obstacle majeur à la conduite du projet. Mieux vaut une préfiguration du projet pour confirmer sa recevabilité, évaluer son ambition et recueillir les avis et conseils.

- Tester le projet le plus en amont possible auprès des personnes ressources : professionnels du spectacle vivant, conseillers techniques des collectivités, journalistes... Cette approche permet de confirmer à priori que les objectifs sont précis et réalistes, et donne une mesure de l’accueil des partenaires financiers engagés.

- Cibler le public : définir à quel type de population le spectacle est destiné : locale, régionale, jeune, familiale... Quelles seront les motivations des populations accueillies ? Le choix de la date et des horaires correspondront-ils à priori aux disponibilités des populations visées ?

- Définir une stratégie de communication : Reste souvent le point faible des porteurs de projet. Il s’agit pourtant d’une étape décisive. Diversifier les supports de communication présente un atout non négligeable. Il faut également cibler les médias, et faire en sorte qu’ils prennent conscience de l’évènement de manière claire, concise et agréable.

ORGANISER UNE MANIFESTATION

Pour mettre en place une manifestation culturelle, il faut avant tout s’assurer de bien respecter les règles de sécurité et d’accueil du public, et détenir toutes les autorisations nécessaires.

Tout évènement doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès de la mairie dès lors qu’il accueille du public et/ou qu’il se déroule sur la voie publique. Mieux vaut aussi parcourir les différents arrêtés préfectoraux et municipaux relatifs à l’organisation de manifestations.

Il est important de déclarer la manifestation auprès de la gendarmerie ou du Commissariat de police et de s’assurer que le contrat d’assurance couvre bien la manifestation. Si ce n’est pas le cas, il faut demander un avenant.

S’il y a lieu, une demande d’ouverture d’un débit de boisson temporaire devra être effectuée auprès de la mairie.

En cas d’accès payant à la manifestation, il faut éditer une billetterie : les billets comporteront 3 volets précisant la date, l’heure et le titre de la représentation, son prix et la numérotation suivie du billet ou des carnets (une déclaration est envoyée par l’imprimeur aux services fiscaux).

Par ailleurs, il est indispensable de se procurer une demande d’autorisation auprès de l’organisme concerné (SACEM , SACD ...) pour utiliser des créations pour la manifestation.

Enfin, il reste à s’assurer que les artistes employés sont bien rémunérés conformément à leur contrat de travail.

-L’assurance

Il est vivement conseillé à toute association de se munir d’une assurance couvrant la responsabilité civile. Cette dernière doit prendre en charge les dommages causés aux personnes et aux biens par toute personne émanant de l’association. Il faut également déclarer à l’assureur les activités ordinaires et les activités exceptionnelles de l’association, sans oublier l’ensemble des biens (locaux, véhicules...)

-Le jour de la manifestation

Il faut être attentif à l’accueil, réfléchir au cadre tarifaire, penser la signalétique, être rigoureux concernant le bon déroulement du programme...

-L’évaluation

Par ailleurs, les partenaires concernés par le projet devront en être informés le plus en amont possible, pour connaître leur avis et leur positionnement.

LE CHOIX D’UN LIEU

Trouver un lieu adapté est un des éléments-clés pour le succès d’une future manifestation. À la fois conforme aux impératifs artistiques, techniques et aux normes de sécurité, il doit également correspondre aux attentes du public concernant sa proximité et son confort.

La première étape consiste à faire l’inventaire des lieux de spectacles disponibles. Si l’on excepte les salles traditionnelles de théâtre ou de concert, ce sont, particulièrement en zone rurale, les salles des fêtes ou salles polyvalentes qui tiennent le plus souvent lieu de salles de spectacles.

Elles sont généralement inadaptées, par manque de surface scénique, de puissance électrique, d’acoustique, et de conditions d’accueil satisfaisantes à la fois pour les artistes et pour le public. Mais il suffit parfois de quelques aménagements pour pallier ces lacunes.

On peut, bien sûr, investir d’autres espaces : un entrepôt désaffecté, une église, une ancienne gare... Une fois transformés en lieu de spectacle, ces lieux présentent un caractère atypique qui participe à la création de l’évènement et peut être susceptible d’attirer un public plus étendu. L’endroit devra être aménagé et impérativement contrôlé par une commission de sécurité.

Il est également possible de recourir au montage de tentes et de chapiteaux. Mais le coût de location étant assez élevé, il sera probablement nécessaire de solliciter une collectivité pour y contribuer.

LA COMMUNICATION

La stratégie de communication est essentielle si on veut toucher des publics potentiels. Elle s’articule en plusieurs étapes :

 -Le positionnement

Il faut tenter de se situer au mieux par rapport à l’ensemble de l’offre culturelle. Pour cela il y a lieu de définir le plus précisément possible les spécificités du spectacle à partir desquelles se construira l’identité de l’évènement (identité visuelle, texte)

-Les objectifs de communication

Ils se définissent à 3 niveaux :

• Information et notoriété (se faire connaître)
• Objectifs affectifs (image ; personnalité forte et attractivité)
• Objectifs de comportement (inciter à se déplacer ; déclencher des contacts)

- Les cibles de communication

Hiérarchisation et détermination des cibles permettent de s’adresser aux personnes que l’on souhaite sensibiliser à la programmation de la manifestation. Il est utile de définir la cible principale, à savoir les individus les plus importants à toucher et les cibles secondaires. Elle peut concerner le grand public, les leaders d’opinion, les journalistes, les élus, les habitants de la commune, les professionnels.

- Création d’une identité visuelle

Il convient de préciser le message que l’on souhaite mettre en avant par rapport au public, le ton du message (informatif, basé sur l’émotion, humoristique...), ainsi que les contraintes (logos des partenaires à intégrer, charte graphique à respecter.)

- Le Dossier de presse doit être conçu au maximum dans l’esprit d’un outil de travail adressé aux journalistes, qui se chargeront ensuite de répercuter l’information émise par le porteur de projet. Mais il peut aussi servir de référence dans la conduite de partenariats éventuels.

Il est en général concentré sur un seul thème (une manifestation, un festival...) Le lecteur devra pouvoir parcourir rapidement l’essentiel des informations, mais il s’attardera davantage aussi à des aspects savamment valorisés.

L’idéal est d’adopter la présentation suivante :

• Une page de titre, une page de sommaire, une fiche par sujet traité avec des paragraphes bien lisibles (et une idée argumentée par paragraphe).
• Le titre du dossier et le nom de l’association en bas de chaque page.
• Des photos, des schémas, des illustrations, pour dynamiser la présentation et la rendre plus attractive.
• De la clarté et de la concision dans la rédaction.

LE COMMUNIQUE DE PRESSE

Présente l’évènement sur une page A4 (21x 29,7 cm). Il doit permettre au journaliste de se faire rapidement une idée du contenu et de l’intérêt de la manifestation. Bien rédigé, il pourra même être reproduit, tel quel, dans les colonnes du journal.

. Un texte de présentation court

. Les informations pratiques : lieu, date, horaire et les coordonnées d’une personne « contact »

. Y joindre des photos du spectacle

Il ne faut pas hésiter à « brasser large », à les envoyer à tous les médias généralistes ou spécialisés de la Région. L’information peut également être insérée dans les bulletins municipaux ou associatifs.

La stratégie des moyens : Pour élaborer une stratégie de moyens, les questions à se poser sont de cet ordre : Comment toucher le public ? Quels sont les moyens les plus pertinents pour parvenir aux objectifs fixés dans le respect du budget ?

- Les médias : la presse, la radio, la télévision, le cinéma, Internet :

Deux types d’action à privilégier : les relations presse (car elles permettent d’obtenir des rédactionnels gratuits et apportent à votre manifestation un gage de sérieux) et l’achat d’espaces publicitaires (coûteux mais assurant une bonne mémorisation du visuel d’accroche du spectacle).

- Les autres moyens :

• L’édition papier (brochures, plaquettes, dépliants) et numérique (site Internet)
• Le marketing direct (mailing, phoning, annonce presse)
• La promotion (Jeu, concours, objets publicitaires)
• Les relations publiques (création d’évènement pour annoncer le spectacle, parrainage, mécénat.)

Une stratégie de communication et le choix des moyens se définissent longtemps à l’avance afin de disposer en temps utile du matériel d’information, de pouvoir en assurer la diffusion dans les délais et dans des lieux bien étudiés. Elle doit avant tout s’adapter au public recherché et aux conditions du spectacle (inutile par exemple d’entreprendre une vaste opération publicitaire pour un spectacle proposé en temps scolaire pour une jauge de 100 élèves !)

. Le calendrier : Concevoir un planning des actions par mois et par semaine.

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LES CONDITIONS D’EMPLOI DES ARTISTES

 
Depuis le 1^er janvier 2004, les organisateurs non professionnels de spectacle vivant ont l’obligation d’utiliser les services du Guichet Unique ou GUSO , pour l’emploi d’artistes.

On entend par organisateur non professionnel : « toute personne physique (particulier, commerçant, profession libérale...) et toute personne morale de droit privé (association, entreprise, comité d’entreprise, hôtels, restaurants...) ou de droit public (collectivités territoriales, établissement public, service de l’Etat...) qui n’ont pas pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, de parcs de loisirs ou d’attraction, la production ou la diffusion de spectacles, et qui emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant. »

Le nombre de représentations n’est donc plus limité à six par an comme c’était le cas jusqu’au 31 décembre 2003. En revanche, tout organisateur qui a pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles doit employer des artistes du spectacle ou des techniciens qui concourent au Spectacle Vivant sous contrat à durée déterminée.

Et la limite de 6 représentations par an a toujours cours pour l'organisation de spectacle sans licence d'entrepreneur de spectacles (cf. chapitre suivant). 

Les associations dont les statuts mentionnent la diffusion de spectacles ou l’organisation d’un festival (par exemple) comme objet principal sont donc désormais considérées comme des organisateurs professionnels, quel que soit le nombre de spectacles proposés dans l’année.

Le Guichet Unique ou GUSO

Grace à un formulaire unique et simplifié en ligne (ou papier), le Guichet Unique permet de réaliser le contrat de travail et de remplir en une seule fois l’ensemble de ses obligations légales auprès des organismes de protection sociale (AFDAS, ASSEDIC, AUDIENS, Congés Spectacles, CMB, URSSAF).

Une attestation récapitulative mensuelle est envoyée au salarié, reprenant les différentes périodes d’emploi, les salaires et les cotisations sociales correspondant aux salaires versés. Cette attestation peut se substituer à la remise du bulletin de paie.

- Le fonctionnement

L’employeur peut adhérer gratuitement au service du Guichet Unique en ligne sur www.guso.com ou au N° AZUR 0810.863.342.

Un numéro d’affiliation lui est attribué et il reçoit une notification par courrier.

Le numéro GUSO est indispensable à chaque utilisation du formulaire unique.

Le GUSO peut également être utilisé pour faire des simulations de coûts sur l’emploi d’artistes.

Par ailleurs, il est habilité à transmettre tous renseignements et documents nécessaires à la lutte contre le travail dissimulé.

- Les différents types de contrats de spectacle

Quel que soit le type de contrat, le jour du spectacle, le cosignataire pourra faire part de ses exigences à l’organisateur uniquement si ce dernier les a approuvées par sa signature. Toute demande technique, financière ou autre, qui n’aurait pas été prévue sur le contrat est totalement irrecevable.

1.      Le contrat d’engagement

L’organisateur signe un contrat avec chaque artiste et doit leur fournir un bulletin de salaire.

2.      Le contrat de cession des droits de représentation ou contrat de vente

Il permet à l’organisateur d’obtenir un spectacle clés en main. L’employeur des artistes doit alors fournir une facture sur laquelle sont inscrits ses numéros SIRET, APE, et son numéro d’immatriculation à l’URSSAF. Il convient de s’assurer que les cotisations sociales sont payées car si ce n’est pas le cas l’organisateur en est redevable à l’URSSAF.

3.      Le contrat de co-réalisation

Les risques financiers sont limités pour l’organisateur dans le contexte de ce contrat, tout en garantissant aux artistes un montant minimum convenu ensemble.

 A ce revenu minimum assuré s’ajoute un pourcentage qui s’applique au-delà d’un nombre d’entrées défini lors du contrat entre les 2 parties.

4. Le contrat de co-production

Ce contrat définit ce que chaque producteur apporte et la façon dont les recettes sont réparties.

- Les conventions

Tout accord entre deux parties doit faire l’objet d’une convention écrite et signée par les 2 parties (convention de résidence d’artiste, convention d’objectif :mise à disposition de personnel, mise à disposition de locaux...).

Une convention doit comporter au minimum un préambule (indiquant le contexte dans lequel se signe la convention) ; des articles titrés indiquant notamment l’objet, la durée, les modalités d’application, les aspects financiers, la résiliation et ses modalités, l’arbitrage, le contentieux avec indication du tribunal compétent ;

Toute convention doit être signée entre des  responsables dûment mandatés et par les assemblées délibérantes concernées. Toute association doit être déclarée pour pouvoir contracter ; avoir des statuts en conformité aves ses activités ; respecter la vie statutaire ; tenir une comptabilité et avoir une situation financière satisfaisante ; être en conformité avec les règles fiscales, comptables, et sociales.

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LA LICENCE D’ENTREPRENEUR DE SPECTACLE

Les activités consistant à exploiter un lieu de spectacles, à produire et/ou à diffuser des spectacles vivants sont aujourd’hui régies par la loi du 18 mars 1999 : cette loi modifie et remplace l’ordonnance du 13 octobre 1945 sur les spectacles.

L’exercice de l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants est soumis à la délivrance d’une licence. La licence est attribuée à titre personnel à une personne physique.

Lorsque l’activité d’entrepreneur de spectacles est exercée par une personne morale (sociétés, associations, collectivités publiques), elle est attribuée à un représentant mandaté par celle-ci.

Toute personne ou organisme dont l’objet principal est l’organisation de manifestations relatives au spectacle vivant, ou qui organise plus de 6 représentations par année civile doit détenir une licence d’entrepreneur de spectacles et possède un statut d’organisateur professionnel. La licence est accordée pour une durée de 3 ans, au terme desquels l’entreprise doit en solliciter le renouvellement.

Les organisateurs sont dits occasionnels, lorsque leur objet principal n’est pas l’exploitation de lieux de spectacles, leur production ou leur diffusion, ou lorsque ce sont des groupements d’artistes bénévoles, dans la limite de 6 représentations par année civile.

Les organisateurs occasionnels ne sont pas tenus de possèder la licence, mais doivent cependant faire l’objet d’une déclaration préalable en Préfecture, au moins un mois avant la date prévue.

Le système des licences

Il correspond en réalité à 3 catégories de métiers pour les entrepreneurs de spectacles :

1. Licence de première catégorie

Elle concerne les exploitants de lieux de spectacles aménagés pour les représentations publiques, et qui les exploitent effectivement. Ils en assument l’entretien et l’aménagement pour les louer à un diffuseur ou à un producteur/diffuseur. Cette activité d’exploitant reste limitée et la majorité des directeurs de salles de spectacles ou de concerts devront acquérir, outre la licence d’exploitant, la licence de 2^e ou 3^e catégorie.

Cependant, il est à noter que toute collectivité publique ou organisme privé, propriétaire d'un lieu dans lequel sont organisés plus de 6 représentations par an doit acquérir cette licence de première catégorie. 

 2. Licence de deuxième catégorie

Pour les producteurs de spectacles et entrepreneurs de tournées qui assument le rôle d’employeur à l’égard du plateau artistique. Ils choisissent et montent les spectacles, coordonnent les moyens humains, financiers, techniques et artistiques nécessaires et en assument la responsabilité (possibilité d’émettre des contrats de cession et d’engagement).

3. Licence de troisième catégorie

Pour les diffuseurs de spectacles qui, dans le cadre d’un contrat, ont la charge de l’accueil du public, de la billetterie et de la sécurité des spectacles et les entrepreneurs de tournée qui n’ont pas la responsabilité d’employeur pour le plateau artistique. Lorsque le diffuseur exploite lui-même le lieu, il doit également être titulaire de la licence d’exploitant de salle.

  Conditions d’obtention :

-Il faut être majeur, justifier d’un diplôme de l’enseignement supérieur (bac+2) ou d’une expérience professionnelle d’au mois 2 ans dans le domaine du spectacle ou d’une formation professionnelle d’au moins 500h, et justifier de la capacité juridique d’exercer une activité commerciale. Et pour obtenir la licence de première catégorie, il faut être propriétaire, locataire ou titulaire d’un titre d’occupation du lieu de spectacle qui fait l’objet de l’exploitation et avoir suivi une formation à la sécurité des spectacles (ou justifier de la présence dans l’entreprise d’une personne qualifiée dans ce domaine).

Les dossiers de demande de licence sont à retirer auprès de la DRAC Poitou-Charentes.

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>>> Fiches rédigées par Celia Naidoo.